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Transfert du siège social : décision et formalités

Mars 2015

Le transfert du siège social d'une société exige une modification des statuts. Cette opération a des conséquences sur les modalités de vote de la décision ainsi que sur les formalités de publicité à suivre.


La décision de transfert

Dans toutes les sociétés, le transfert du siège social est en principe décidé à l'issue d'une assemblée générale extraordinaire des associés ou des actionnaires dans les conditions de vote prévues pour la modification des statuts. Cependant, lorsqu'il est prévu de transférer le siège social à l'étranger, la décision de transfert ne peut se faire en principe qu'à l'unanimité des associés.

Pour les SARL et les SA, la loi prévoit cependant certaines dérogations dans les cas où le déplacement du siège social s'effectue dans le même département ou dans un département limitrophe :

  • Dans les SARL, le gérant peut alors décider de ce transfert sous réserve d'une ratification de la décision par les associés représentant plus de la moitié des parts sociales. Cette ratification peut intervenir à tout moment. En cas de refus, la décision du gérant deviendrait caduque. A défaut de règles statutaires contraires, le gérant apparaît compétent pour procéder à la modification des statuts sans avoir à recourir à une décision collective extraordinaire.
  • Dans les SA, le conseil d'administration peut également prendre cette décision cette fois sous réserve de sa ratification par l'assemblée générale ordinaire suivante. En cas de non ratification, la décision du conseil deviendrait caduque. A défaut de règles statutaires contraires, le conseil apparaît compétent pour modifier les statuts sans avoir à recourir à l'assemblée générale extraordinaire.

Par ailleurs, au sein des SAS, la loi n'impose aucune décision collective concernant le transfert du siège social. Les statuts peuvent donc la soumettre à la compétence de l'organe de leur choix (le président, le conseil de direction, ...).

Les formalités de transfert

Pour être opposable aux tiers, le transfert du siège social doit faire l'objet d'une publicité. Ses formalités varient en fonction du ressort du tribunal de commerce dans lequel il s'effectue.

Transfert dans le même tribunal de commerce

Lorsque le transfert du siège social a lieu dans le ressort du même tribunal de commerce, les formalités suivantes sont à accomplir.

Un avis de transfert doit tout d'abord être inséré dans un journal d'annonces légales du lieu du siège social. Cet avis doit contenir les éléments suivants :

  • la raison sociale ou la dénomination sociale suivie, le cas échéant, de son sigle ;
  • la forme de la société ;
  • le montant du capital social ;
  • le numéro unique d'identification de l'entreprise ;
  • la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée ;
  • l'indication des modifications intervenues, reproduisant l'ancienne adresse du siège social à côté de la nouvelle.

L'avis doit être signé par le représentant légal de la société ou par le notaire qui a reçu l'acte ou au rang des minutes duquel il a été déposé.

Un dossier d'inscription modificative doit ensuite être déposé au centre de formalités des entreprises (CFE) territorialement compétent. Il doit en principe comprendre :

  • un exemplaire de la décision du transfert ;
  • un exemplaire des statuts mis à jour ;
  • l'imprimé de la demande d'inscription modificative dûment complété ;
  • une pièce justifiant de la jouissance des nouveaux locaux (une photocopie du titre de propriété, du contrat de bail ou de factures d'électricité par exemple) ;
  • une attestation de parution dans un journal d'annonces légales ou une copie de celui-ci (cette copie étant obligatoire pour les sociétés en nom collectif et les sociétés en commandite simple).

Les exigences du CFE concernant les pièces à figurer au dossier peuvent néanmoins varier d'un département à l'autre. Il convient donc de se renseigner auprès du centre dont dépend la société pour obtenir la liste des documents nécessaires.
Si le CFE considère le dossier incomplet, il doit l'indiquer dans le récépissé transmis au déclarant. Celui-ci dispose alors d'un délai de quinze jours ouvrables à compter de la réception du récépissé pour produire les éléments manquants.

Lorsque le dossier est complet, le centre le transmettra alors au greffe du tribunal de commerce où la société est immatriculée afin qu'il puisse procéder à l'inscription modificative au registre du commerce et des sociétés. Le greffier devra ensuite procéder à une insertion au bulletin officiel des annonces civiles et commerciales.

Transfert dans un autre tribunal de commerce

Lorsque le transfert du siège social a lieu dans le ressort d'un autre tribunal de commerce, la loi prévoit des formalités de publicité plus lourdes.

L'avis de transfert doit être publié dans un journal d'annonces légales du département du nouveau siège. Il doit comprendre :

  • la mention du transfert du siège ;
  • La dénomination sociale suivie, le cas échéant, de son sigle ;
  • La forme de la société ;
  • L'adresse du siège social ;
  • Les nom, prénom usuel et domicile des personnes ayant le pouvoir général d'engager la société envers les tiers ;
  • Le numéro unique d'identification de l'entreprise ;
  • La mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où la société est immatriculée ;
  • L'indication du registre du commerce et des sociétés où la société sera immatriculée en raison de son nouveau siège social.

Le même avis doit également être publié dans un journal d'annonces légales du département de l'ancien siège.

Un dossier d'inscription doit ensuite être remis au CFE dont dépend le nouveau siège. Il comprend les mêmes pièces que celles exigées en cas de transfert du siège dans le ressort du même tribunal (voir plus haut), mais auxquelles il convient en plus de joindre un exemplaire d'un document annexé aux statuts mentionnant les sièges sociaux antérieurs, les greffes où sont classés les actes constitutifs et modificatifs antérieurs au transfert du siège et l'indication de la date du dernier transfert du siège. Depuis le 1er septembre 2012, il n'est plus nécessaire de produire l'extrait K-bis de la précédente immatriculation.

Par ailleurs, lorsque le siège social est transféré à l'étranger, la société doit déposer au CFE un exemplaire du procès-verbal de l'assemblée ayant pris la décision du transfert. Elle doit également produire un extrait d'immatriculation du registre d'accueil ou de tout autre acte équivalent.
Les exigences du CFE concernant les pièces à figurer au dossier peuvent ici aussi varier d'un département à l'autre. Il convient donc de se renseigner auprès du centre dont dépend la société pour obtenir la liste exacte des documents nécessaires.
Si le CFE considère le dossier incomplet, il doit l'indiquer dans le récépissé transmis au déclarant. Celui-ci dispose alors d'un délai de quinze jours ouvrables à compter de la réception du récépissé pour produire les éléments manquants.

Après transmission du dossier par le CFE compétent, le greffier du tribunal de commerce du nouveau siège inscrit la modification au registre du commerce et des sociétés. L'insertion au Bodacc est ensuite accomplie à la diligence du greffier.

Il appartiendra également au greffier du tribunal dans le ressort duquel est situé le nouveau siège de notifier l'inscription de la société au greffier du tribunal dans le ressort duquel était situé l'ancien siège. Ce dernier doit alors procéder à la radiation au registre du commerce et des sociétés de l'ancien siège puis la notifier à la société et au greffier du tribunal dans le ressort duquel est situé le nouveau siège.

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