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Note de frais

Juin 2015


Définition

La note de frais est un document permettant à un salarié de se faire rembourser les frais professionnels qu'il a engagés pour le compte de son employeur. Elle prend le plus souvent la forme d'une fiche remplie par le salarié et remise à son entreprise.

Exemples

Le plus souvent, la note de frais portent sur :

  • les frais de repas (en cas de repas d'affaires par exemple) ;
  • les frais de déplacement ;
  • les frais de logement (hotel...), etc.

Conditions

Afin d'éviter que le salarié fasse passer en note de frais certaines dépenses personnelles, plusieurs conditions sont applicables pour que ces paiements soient remboursés par l'entreprise.

Le salarié doit ainsi justifier que ces frais ont été exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'entreprise.

Dès lors que ces conditions sont réunies, le remboursement des frais par l'entreprise ne peut pas être imputé sur la rémunération du salarié.

Remboursement

Le remboursement des frais professionnels constitue une obligation pour l'employeur. Dès lors, le contrat de travail du salarié ne peut pas contenir une clause prévoyant que les frais engagés pour les besoins de l'activité professionnelle seront pris en charge par le salarié. Une telle clause est réputée non-écrite.

Pour rembourser les frais, l'employeur peut opter soit pour un remboursement au réel, soit pour une indemnisation forfaitaire. Ce choix doit être mentionné dans une clause du contrat de travail.

Frais réels

La note de frais est obligatoire lorsque le contrat de travail prévoit un remboursement des frais au réel. Le salarié doit ainsi détailler chaque dépense sur sa note : hébergement, repas, déplacement, etc. Pour appuyer sa demande, le salarié doit en outre joindre tous les justificatifs dont il dispose (factures, reçus, etc.).

Forfait

L'employeur peut aussi choisir d'opter pour le versement d'une allocation globale forfaitaire correspondant aux différents frais de logement, de repas et de déplacement. En contrepartie, le salarié conservera la charge de ses frais professionnels « au cas par cas ». Dans ce cas, le salarié n'a donc pas à fournir de justificatifs sur la nature de ses frais.

Cette solution permet à l'entreprise de ne pas avoir à gérer ses notes de frais. Toutefois, l'employeur doit être vigilant puisque cette clause ne peut pas avoir pour effet de faire descendre le reste du salarie en dessous du Smic.

Délai

Il peut arriver que le salarié tarde à produire ses notes de frais. Il doit pourtant faire preuve de vigilance sur ce point.

La jurisprudence (arrêt N°07-45722 de la chambre sociale de la Cour de Cassation) considère en effet que l'employeur est en droit de lui imposer un délai pour produire ses justificatifs de note de frais. Si le salarié laisse passer ce délai, les frais ne seront pas remboursés. Pour l'employeur, une simple note de service indiquant le délai limite peut suffire pour refuser les remboursements tardifs.

Ursaff

Contrairement aux salaires versés aux salariés, les remboursements de frais professionnels sont exonérés de charges sociales. En cas de contrôle, l'Ursaff peut ainsi vérifier que les remboursements de frais ne constituent pas des compléments de salaires déguisés. Elle s'attachera tout particulièrement au contenu des notes de frais, qui doivent donc être les plus précises possibles.

Modèle de note de frais

Afin d'éviter tout litige avec l'entreprise ou l'URSSAF, le maximum d'informations doivent figurer sur la note de frais. Celle-ci prend le plus souvent la forme d'un tableau mentionnant notamment la date, le montant et la description des frais (nom du client invité en cas de repas, nom de l'hôtel, nature de la mission en cas de déplacement, etc.).

La note de frais peut notamment comporter les colonnes suivantes, à compléter ensuite par le salarié.

DateDétails de la dépenseDéplacementRepasHébergementAutreMontant total

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Publié par ericRg. - Dernière mise à jour par Matthieu-B
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