Lettre recommandée électronique - Valeur juridique

Septembre 2017

Quelle est la valeur juridique d'un recommandé électronique et comment fonctionne son envoi.


Définition

Le recommandé électronique est un recommandé envoyé sous forme dématérialisée.

Concrètement, il fonctionne de la manière suivante : l'expéditeur passe par une plate-forme en ligne pour adresser une lettre recommandée électronique. Le destinataire est ensuite prévenu par l'opérateur qui l'invite à se connecter sur la plate-forme pour en prendre connaissance.

Le recommandé électronique a la même valeur juridique qu'un recommandé papier dès lors que la procédure qui suit est respectée.

Envoi en ligne

Les règles relatives à l'envoi de recommandé électronique sont encadrées par décret.
L'expéditeur doit déposer sa lettre sous forme de fichier électronique sur le service en ligne de l'opérateur. La demande d'envoi s'effectue en remplissant un formulaire. Les coordonnées (nom, prénom, adresses postale et e-mail) de l'utilisateur ainsi que celles du destinataire doivent être renseignées. L'expéditeur indique s'il souhaite recevoir ou non un avis de réception lors de la remise de sa lettre au destinataire. Il peut également choisir le niveau de garantie souhaité contre les risques de perte, de vol ou de détérioration.
Une fois ces démarches accomplies, les frais sont payés directement en ligne par le biais d'un site sécurisé. Autre avantage du recommandé électronique : l'opérateur adresse alors une preuve du dépôt à l'expéditeur via un e-mail qui doit être conservé. Ce document, qui mentionne notamment la date et l'heure du dépôt électronique, permet à l'expéditeur de conserver une trace du contenu de sa lettre archivée en ligne.

L'expédition

L'expéditeur fait intervenir un tiers, « l'opérateur », à qui il incombe d'acheminer la lettre jusqu'au destinataire.

L'expéditeur doit indiquer dans sa demande :

  • son nom, son prénom (ou raison sociale), son adresse mail et son adresse postale ;
  • le nom, le prénom (ou la raison sociale), l'adresse mail et l'adresse postale du destinataire ;
  • le statut professionnel ou non du destinataire et, si le destinataire n'est pas un professionnel, son accord préalable à recevoir une lettre recommandée électronique.

L'expéditeur doit en outre indiquer son choix :
  • de recevoir ou non un avis de réception ;
  • d'une distribution soit par courrier électronique, soit par l'envoi d'un courrier sur support papier ;
  • du niveau de garantie souhaité contre les risques de perte, vol ou détérioration.

Acheminement

L'envoi du courrier est précédé par l'information préalable du destinataire.

Après l'envoi de la demande initiale, l'opérateur adresse à l'expéditeur une preuve de son dépôt par e-mail. Lorsque l'expéditeur a demandé une distribution par courrier électronique (et non sur papier comme il en a la possibilité), le tiers chargé de l'acheminement du courrier informe le destinataire, par courrier électronique :

  • qu'une lettre recommandée électronique va lui être envoyée ;
  • qu'il a la possibilité, pendant un délai de 15 jours à compter du lendemain de l'envoi de cette information, de l'accepter ou de la refuser.

Au cours de cette étape de la procédure, le destinataire n'est pas informé de l'identité de l'expéditeur.
Lorsque l'expéditeur a demandé un avis de réception, l'opérateur lui adresse, au plus tard le lendemain de l'expiration du délai de 15 jours, un courrier électronique mentionnant notamment soit la date et l'heure à laquelle le destinataire a accepté ou refusé de recevoir la lettre recommandée électronique, soit l'absence de prise de connaissance de celle-ci.

Envoi et réception

Lorsque le destinataire accepte de recevoir la lettre recommandée électronique, l'opérateur transmet son contenu à l'adresse électronique indiquée par l'expéditeur. Si l'expéditeur ou le destinataire a demandé une distribution sous forme de papier, le tiers chargé de l'acheminement doit procéder à l'impression de la lettre recommandée électronique et à sa mise sous enveloppe.
Pendant un an, le tiers conserve une preuve de l'envoi. Celle-ci doit comporter un numéro d'identification correspondant à l'envoi, le nom et le prénom ou la raison sociale du destinataire, son adresse de courrier électronique, et la date et l'heure d'envoi de la lettre recommandée électronique. Ces informations sont accessibles par l'expéditeur sur demande faite auprès de l'opérateur.

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Publié par Matthieu-B.
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