Imposition des remboursements de frais

Décembre 2016

Les modalités d'imposition des allocations pour frais versées par l'employeur au salarié.

Qu'il s'agisse d'allocations en nature, d'indemnités forfaitaires ou de remboursements, les allocations pour frais attribués au salarié par l'employeur peuvent être imposables et soumises aux charges sociales en fonction de leur nature.

En principe, l'employeur doit s'acquitter des charges sociales quand l'allocation pour frais est imposable pour le salarié.

Les différentes catégories de frais

On peut distinguer plusieurs catégories de frais.

  • Les dépenses personnelles du salarié prises en charge ou remboursées par l'employeur.
  • Les dépenses incombant à l'entreprise et avancées par le salarié.
  • Les frais professionnels du salarié liés à l'exercice de son activité.

Les dépenses personnelles

Les dépenses personnelles recouvrent les dépenses privées du salarié, qui sont sans lien aucun avec sa fonction ou son emploi : véhicule de l'entreprise utilisé à titre privé, frais de logement pris en charge ou remboursés, etc.

Dès lors que ces dépenses sont assumées, directement ou indirectement par l'employeur, elles sont soumises aux charges sociales et à l'impôt sur le revenu puisqu'il s'agit, en fait, d'un supplément de rémunération indépendant de la fonction.

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Les conseils d'Eric Roig, directeur-fondateur de droit-finances.net


Les frais avancés par le salarié

Il peut arriver que le salarié, dans l'exercice de ses fonctions, avancent des frais incombant à l'entreprise, par exemple lors de déplacements professionnels, de salons, d'invitations de clients, etc.

Dans ce cas, le remboursement de ces frais n'entraine aucune conséquence sur le plan fiscal ou social : il n'est soumis ni à l'impôt, ni aux charges sociales.

Les frais professionnels

Il s'agit de dépenses incombant au salarié dans l'exercice de ses fonctions. Le mode d'imposition est lié, dans ce cas, à la nature des frais et au choix du salarié en matière de déduction des frais professionnels sur sa déclaration de revenus.

Option pour les frais réels par le salarié

Dans ce cas, le salarié abandonne la déduction forfaitaire de 10% et opte pour la déduction des frais réels.

  • Le remboursement de ces frais professionnels est imposable si le salarié les déduit dans le cadre de son option pour les frais réels. En d'autres termes, ces allocations pour frais sont d'abord ajoutées au revenu puis retranchées au titre des frais réels.
  • Le remboursement de ces frais n'est pas imposable si le salarié ne les inclut pas dans les frais réels déduits.

Déduction forfaitaire de 10%

Dans ce cas, le salarié conserve donc la déduction forfaitaire de 10%.

  • Le remboursement de ces frais par l'employeur n'est pas imposable si ces frais ne sont pas couverts par la déduction forfaitaire (frais spécifiques à la profession, par exemple).
  • Dans le cas contraire, les allocations sont imposables. C'est notamment le cas quand les frais couvrent le trajet domicile-lieu de travail, les repas sur place, la documentation personnelle, etc.

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