Coffre-fort numérique : gérer ses documents en ligne

Septembre 2016

Bulletins de salaire, impôts, relevés bancaires, factures, assurances... la gestion des documents administratifs s'avère souvent lourde et fastidieuse. Au temps consacré à la recherche et au classement de ses archives s'ajoutent également les risques de pertes et de dégradations des documents au fil des années. Pour pallier ces difficultés pratiques, La Poste a créé Digiposte : un espace de réception, partage et stockage spécialement dédié à la gestion de leurs documents administratifs.

Le principe et les avantages de Digiposte

Digiposte permet de centraliser dans un seul espace de stockage l'ensemble des documents administratifs numériques : ceux reçus sur votre compte ainsi que ceux qui ont été numérisés. Il permet de les archiver mais également de les partager avec des tiers identifiés. Au quotidien, l'utilisation de ce service présente donc plusieurs intérêts pratiques.

Choisir ses expéditeurs de documents

Digiposte permet de ne recevoir que les documents des expéditeurs que vous avez vous-même choisis. Vous gardez ainsi la maîtrise parfaite des éléments envoyés dans votre espace privé, et pouvez gérer librement les documents que vous souhaitez recevoir sous format numérique et ceux que vous préférez conserver au format papier.Si votre entreprise a adhéré à Digiposte, elle aura la possibilité de vous transmettre directement vos bulletins de paie ou tout autre justificatif RH qui sera immédiatement classé en ligne.

Protéger ses documents

Ce service en ligne constitue un véritable coffre fort numérique puisqu'il assure la sauvegarde de tous les documents qui y sont stockés. L'ensemble des données mises en ligne sont protégées via un service sécurisé. La gestion informatique des documents administratifs permet également de diminuer les risques de pertes ou de dégradations. C'est notamment le cas pour les documents qui doivent être conservés toute la vie, comme les bulletins de paie par exemple.

Faciliter l'accès et le classement

Autre avantage du service : Digiposte vous permet d'archiver et de trier vos documents administratifs, qui sont ainsi classés et centralisés.
Si le coffre-fort numérique reçoit une facture d'une entreprise, celle-ci sera automatiquement classée avec les autres factures émises par cette dernière. De même, dès la réception d'un relevé bancaire, celui-ci sera automatiquement archivé avec les autres relevés envoyés par votre banque
Les modalités d'accès aux archives sont également facilitées puisque Digiposte est accessible de n'importe quel ordinateur. Les fichiers mis en ligne sont lisibles en PDF, soit le format le plus couramment utilisé pour les échanges et l'archivage de documents.
Il est également possible d'ajouter des pièces en les scannant puis en les stockant en ligne.
Exemple : une photocopie de votre carte d'identité peut être demandée dans un grand nombre de démarches (location d'un logement, assurance d'un véhicule, formalités avec l'administration, etc.). Pour gagner du temps, il peut donc être judicieux de la scanner et de l'intégrer dans vos documents en ligne. La pièce pourra ensuite être transmise en un simple clic aux destinataires de votre choix.

Gérer le partage des documents

Digiposte permet également de partager les documents stockés au sein du coffre-fort numérique. Ce moyen d'échanges simplifie les rapports avec l'administration, avec qui de nombreuses formalités s'effectuent aujourd'hui directement via Internet. Mais il est également possible d'échanger avec d'autres destinataires tels que des entreprises, des banques, des compagnies d'assurance ou des proches. Le client peut choisir de partager certains documents avec l'interlocuteur de son choix (banquier, administration, employeur, ...). Pour ce faire, il doit ouvrir un espace de partage sécurisé dans lequel les fichiers sélectionnés sont mis à disposition du destinataire. Celui-ci a alors accès à l'espace consacré et peut librement consulter les documents qui y sont mis à sa disposition. Chaque espace de partage dispose d'un accès différent.
Exemple : en cas de demande de prêt immobilier, vous avez besoin de nombreux documents tels qu'un justificatif de domicile, des relevés de compte, des bulletins de salaires ou des avis d'imposition. Grâce à ce service, vous pouvez numériser l'ensemble de ces pièces et les placer dans un espace de partage. Vous pourrez ensuite en fournir l'accès à votre banquier afin que celui-ci puisse consulter et récupérer l'ensemble du dossier en ligne.

Les formalités d'inscription à Digiposte

L'inscription au service est gratuite. Tout nouvel inscrit dispose d'un espace d'un giga de stockage offert.
L'utilisateur doit se rendre sur le site de Digiposte, cliquer sur le lien d'inscription puis renseigner ses données personnelles et choisir deux mots de passe. Lorsque le formulaire est complet, un e-mail d'activation est envoyé sur la boite mail utilisée pour l'inscription. Un code de validation est ensuite transmis par courrier dans les cinq jours suivant la confirmation de l'enregistrement.
Une fois inscrit, l'internaute peut ajouter et classer ses documents, stocker des documents administratifs qu'il aura préalablement numérisés, ou encore sélectionner les expéditeurs autorisés à lui envoyer des courriers électroniques.




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