Durée de conservation des papiers et documents d'une entreprise

Décembre 2016

Les délais pendant lesquels un entrepreneur doit conserver ses archives varient en fonction de la nature et du domaine (commercial, fiscal, social, juridique, ...) des pièces concernées. Pour chacune d'entre-elles, voici la période minimale pendant laquelle l'entreprise doit nécessairement conserver un écrit afin de disposer d'une preuve en cas de litige ultérieur avec le fisc, un client, un fournisseur, etc.
Les durées figurant dans cette fiche ne sont que des délais minimum, il est conseillé dans l'absolu de conserver ces pièces pendant une période illimitée.


Dossier commercial

Contrat avec un fournisseur ou un client
5 ans
C'est la durée au terme de laquelle, sauf prescriptions spéciales plus courtes, les obligations d'un commerçant nées à l'occasion de son commerce sont prescrites, que le cocontractant soit un commerçant ou un non-commerçant.

Correspondance avec les fournisseurs ou les clients
5 ans
Pour la même raison que précédemment, la correspondance commerciale de l'entreprise doit également être conservée pendant 5 années.

Contrat électronique dont le montant est supérieur à 120 euros
10 ans.
Le professionnel doit également garantir l'accès au document à son cocontractant si celui-ci en fait la demande.

Dossier fiscal

Les délais applicables aux justificatifs fiscaux courent à compter de l'année d'imposition. Exemple pour l'IR et l'IS : la durée de conservation étant fixée à 3 ans, les pièces portant sur les revenus de 2013 et déclarés en 2014 doivent être conservées jusqu'en 2016.

Impôts sur le revenu et sur les sociétés
3 ans
Tous les justificatifs utiles doivent être conservés.

BIC, BNC et BA en régime réel
2 ans

Impôts locaux
1 an

CFE, CVAE
3 ans

TVA
3 ans

Dossier comptable

Les délais applicables aux documents comptables courent à compter de la clôture de l'exercice.

Factures émises ou reçues
10 ans

Bons de commande, bons de livraison, bons de réception, ...
10 ans

Livre et registre comptable
10 ans

Dossier social

Ce dossier concerne tous les documents relatifs à la gestion du personnel de l'entreprise.

Registre unique du personnel
5 ans
Ce délai court à compter du départ du salarié.

Bulletins de paie (et tous les documents concernant les salaires, les primes, les indemnités et les soldes de tout compte).
5 ans

Données individuelles (contrat de travail, convocation à un entretien, lettre de licenciement, etc.)
Illimité.
La conservation de ces pièces permet notamment de prévenir un éventuel litige devant les prud'hommes.

Charges sociales et taxe sur les salaires
3 ans
Tous les justificatifs liés à ces éléments doivent être conservés pendant cette durée.

Documents liés aux accidents du travail
10 ans
C'est la période au terme de laquelle l'action en responsabilité de la victime est prescrite.

Dossier juridique

Statuts de la société
5 ans
Ce délai ne court qu'à compter de disparition de la société, à savoir au moment de sa radiation au RCS.

Procès-verbaux d'assemblées
5 ans
Cette période court à compter du dernier PV.

Feuille de présence, pouvoirs, convocations
3 ans
Ce délai court à compter de la date de la réunion concernée.

Rapports du gérant et des CAC
3 ans
Ce sont les trois derniers exercices qu'il convient de prendre en compte.

Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes)
10 ans
La période court à compter de la clôture de l'exercice.

Dossier immobilier

Contrat d'achat ou de cession d'un immeuble ou d'un terrain
30 ans
Les actions réelles immobilières se prescrivent par trente ans à compter du jour où le titulaire d'un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer.

Contrat de bail commercial
5 ans
Ce délai ne débute qu'à compter de la fin du bail.

Dossier bancaire

Relevés de compte
5 ans

Talons de chèque
5 ans

Gérer ses documents en ligne

Pour gérer vos archives de façon numérique et éviter ainsi tout risque de perte, vous pouvez vous adresser à un service de stockage en ligne. Pour un chef d'entreprise, ce service présente différents avantages tels que :
- une diminution des risques de pertes ou de dégradation
- un accès et un classement facilités
- un partage des documents simplifié.


A voir également :

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