Entretien préalable : présence, conseil, rémunération du salarié

Etape incontournable de la procédure de licenciement, l'entretien préalable n'a rien d'une formalité anodine. Les règles à respecter en matière de présence, conseil et rémunération du salarié.

Le lieu de l'entretien préalable
Cet entretien doit se tenir de préférence sur le lieu de travail et pendant les heures de travail du salarié. Mais le moment de l’entretien préalable peut être fixé en dehors du temps de travail en cas d’impossibilité de faire autrement (notamment, si le salarié travaille de nuit). Dans ce cas, le salarié ne pourra pas invoquer une irrégularité de procédure et pourra seulement prétendre qà la réparation du préjudice éventuel (frais de transport supplémentaires, garde d'enfants, etc.).

La rémunération du salarié pendant l'entretien préalable
Le temps passé par le salarié à l'entretien préalable doit être payé comme temps de travail avec les conséquences que cela entraîne : heures supplémentaires, repos compensateur légal, congés payés, etc..
Si le lieu de l’entretien préalable n’est pas celui où s’exécute le travail, ou celui du siège social de l’entreprise, le salarié a droit au remboursement de ses frais de déplacement.

La présence du salarié
Le salarié n’a pas l’obligation de se présenter à la convocation. S’il ne le fait pas, il ne peut être sanctionné. En revanche, dans ce cas, la procédure suit son cours : l’employeur peut notifier le licenciement. L’absence du salarié à l’entretien ne rend pas la procédure irrégulière, sauf si le salarié a demandé un report du jour de l’entretien pour un motif légitime.

Qui peut conseiller le salarié ?
Le salarié peut se faire assister.
Lorsque l’entreprise est dotée de représentants du personnel, l’assistant choisi par le salarié ne peut être qu’un membre de l’entreprise (mais pas obligatoirement un salarié du même établissement ou du même service). Si un salarié engage des frais de déplacement et de repas pour assister un salarié d’un autre établissement de l’entreprise, l’employeur doit lui rembourser les frais en cause.
En l’absence de représentant du personnel, le salarié peut se faire assister par une personne extérieure à l’entreprise, choisie sur une liste préparée par le directeur départemental du travail et arrêtée par le préfet du département.

Qui peut conseiller l'employeur ?
L’employeur peut se faire assister par une personne appartenant à l’entreprise (mais pas par une personne extérieure, telle qu’un avocat ou un expert-comptable ne faisant pas partie de l’entreprise).

Qui peut représenter l'employeur ?
L’employeur peut se faire représenter par un membre du personnel (lequel peut ne pas être délégataire du pouvoir de prononcer ultérieurement le licenciement).
L’employeur ne peut pas donner mandat à une personne étrangère à l’entreprise pour procéder à cet entretien. En revanche, un directeur du personnel, engagé par la société mère pour exercer ses fonctions à la fois au sein de la société et de ses filiales en France, ne doit pas être considéré comme une personne étrangère à ces filiales. Il peut être mandaté pour procéder à l’entretien préalable et au licenciement des salariés employés par ces filiales, sans qu’il soit nécessaire que la délégation de pouvoir soit donnée par écrit.

Source : Eurojuris