Salaires : les déductions pour frais professionnels

Les contribuables peuvent déduire de leurs rémunérations le montant des frais inhérents à l'emploi. Les titulaires de revenus salariaux et assimilés ont le choix entre une déduction forfaitaire et la déduction des frais réels.

Modalités de l'option

Chaque année, le contribuable peut choisir entre la déduction forfaitaire et la déduction des frais réels au moment de la déclaration de revenus.
Dans un couple, chaque conjoint peut exercer l'option qui lui convient.
L'option choisie est applicable à tous les revenus de l'intéressé soumis à l'impôt dans la catégorie des traitements et salaires.

Déduction forfaitaire

La déduction forfaitaire est égale à 10% du montant brut de la rémunération imposable (y compris indemnités de frais soumises à l'impôt).

Elle s'applique distinctement à chaque titulaire de revenus salariaux. Elle est comprise entre un minimum de 401 euros et un maximum de 13 501 euros.
Pour les chômeurs inscrits depuis plus d'un an à l'Anpe, le minimum de déduction est de 880 euros.

Déduction des frais réels

La déduction des frais réels exclut par définition toute déduction forfaitaire.

Principes généraux

Les indemnités et remboursements pour frais versés par l'entreprise doivent être réintégrés dans le revenu imposable, sauf s'il s'agit de dépenses engagées pour le compte de l'entreprise.

Les frais doivent être prouvés par des justificatifs, sous réserve de cas particuliers où une évaluation forfaitaire est admise (repas, trajet, etc.).

La déduction des frais réels est autorisée pour tous les titulaires de revenus imposés dans la catégorie des traitements et salaires, y compris les demandeurs d'emplois.

Quand la déduction des frais réels se traduit par un déficit, ce déficit est imputable sur le revenu global du foyer fiscal, et éventuellement reportable dans les conditions de droit commun.

Les frais sont déduits l'année de leur paiement effectif.

S'il constate que l'option choisie est finalement moins intéressante, le contribuable peut revenir sur son choix dans le cadre d'une réclamation.
.Les salariés ne doivent pas hésiter à opérer une vérification a posteriori de leur déclaration de revenus car l'option pour les frais réels est souvent plus avantageuse.

Les immobilisations

Comme pour une comptabilité d'entreprise, le contribuable doit distinguer les frais courants qui se renouvellent chaque année des frais d'acquisition de biens durables, comparables à des immobilisations. Il déduit, dans ce cas, la dépréciation annuelle du bien selon un système d'amortissement linéaire.
Il s'agit essentiellement des locaux utilisés à titre professionnel, des véhicules et des biens meubles.
.Le contribuable qui utilise une partie de son habitation pour ses besoins professionnels ne peut pas déduire un loyer fictif de ses revenus. Il peut en revanche comptabiliser une quote-part des frais (cf. ci-après).
.Pour les biens dont la valeur hors taxes est inférieure à 500 euros (mobilier, outillage, matériels divers), le contribuable peut déduire l'intégralité du prix l'année de l'achat. Quand la valeur dépasse ce seuil, le contribuable déduit un amortissement qui dépend de la durée d'utilisation du bien. Exemple : on peut considérer qu'un ordinateur acheté 3 000 euros s'amortit sur trois ans. La déduction annuelle sera donc égale à 1 000.
.Quand un bien est utilisé à la fois pour des besoins professionnels et privés, la déduction se calcule au prorata de l'utilisation. Dans l'exemple ci-dessus, la déduction sera de 500 euros si l'ordinateur est utilisé à 50% pour les besoins privés.
.En cas de revente du bien au cours de la même année, la déduction est égale à la différence entre le prix d'achat et le prix de revente.
.La dépréciation annuelle du véhicule est égale à la différence entre les cotes Argus du 1er janvier et du 31 décembre de l'année concernée. Mais le contribuable peut aussi opter pour le barème kilométrique de l'Administration qui tient compte de la dépréciation annuelle du bien.

Les frais de repas

Un repas à l'extérieur coûte généralement plus cher qu'un repas prix à domicile. Cette dépense supplémentaire est déductible dans la mesure où elle est inévitable et justifiée : absence de cantine, éloignement du domicile, etc.
• En l'absence de justificatifs, le contribuable peut déduire une somme égale à 4,20 euros pour 2007. Cette somme est diminuée, éventuellement, de la participation de l'employeur aux titres-restaurants.
• Sur fournitures de justificatifs, le contribuable peut déduire la différence entre le prix réellement acquitté et le prix théorique du repas à domicile. Ce prix théorique est égal à 4,20 euros pour 2007.
.Certains centres des impôts contestent cette évaluation forfaitaire et exigent la preuve de l'engagement des frais. Selon une réponse récente du ministère du Budget, cette preuve est apportée si le salarié fournit une attestation de l'employeur précisant l'absence de cantine ou de lieu de restauration collective sur le lieu de travail et si la durée de la pause quotidienne lui interdit de retourner déjeuner chez lui. (Rep. Mélenchon, JOS, 19/2/98)

Les dépenses d'automobiles

Certains salariés utilisent largement leur véhicule privé pour des besoins professionnels (visites commerciales, déplacement en province, etc.).
Ils doivent dans un premier temps évaluer cette quote-part professionnelle en fonction du kilométrage parcouru dans l'année. Ce pourcentage sera ensuite appliqué à toutes les dépenses liées à l'utilisation du véhicule. A savoir :
• La dépréciation annuelle (différence entre la cote occasion du début et de la fin d'année) ou le loyer quand le véhicule a été acheté en crédit-bail.
• Les dépenses de carburant.
.On peut les évaluer avec le barème « carburant » de l'Administration
• Les frais de réparation et d'entretien.
• La prime d'assurance.
• La vignette.
• Les frais de garage et de stationnement.
.En principe, le contribuable n'a pas à fournir les justificatifs de parcmètres.
• Les intérêts d'emprunt si le véhicule a été acheté à crédit.

Les contribuables peuvent aussi calculer le kilométrage parcouru à titre professionnel et utiliser le barème kilométrique de l'Administration qui intègre l'ensemble des frais et notamment la dépréciation annuelle. Ils peuvent également y ajouter les intérêts d'emprunt en cas d'achat à crédit et les frais de stationnement.
L'administration pourra vérifier les déclarations du contribuable en contrôlant notamment les factures d'entretien et de réparation où figure le kilométrage.

Les frais de trajet

Quel que soit le mode de transport, les frais de trajet entre le lieu de travail et le domicile sont déductibles dans la limite d'un aller-retour par jour.
. Dans certaines circonstances, assez rares, un second aller-retour est autorisé pour aller déjeuner au domicile. Motifs admis par l'administration : problèmes personnels de santé, présence au domicile de personnes exigeant l'assistance du contribuable, impossibilité de se restaurer sur place, horaires atypiques.

Quand la distance dépasse 40 km, le contribuable doit justifier de circonstances particulières. Ces circonstances sont appréciées assez largement par l'Administration et peuvent recouvrir des situations très variées.
- Emploi éloigné trouvé par un salarié auparavant licencié, mutation professionnelle, déménagement de l'entreprise, emplois précaires (CDD, stages de courte durée, etc.) ou mobiles,
.Attention : à l'issue d'un délai de deux ans, le salarié doit en principe prouver qu'il a cherché à rapprocher son domicile de son lieu de travail.
-Domicile situé à moins de 40 km du lieu de travail du conjoint ou du concubin stable.
.La déduction intégrale des frais est admise quand la distance domicile-lieu de travail n'excède pas 40 km pour l'un au moins des deux conjoints (ou concubins notoires). Dans le cas contraire, la déduction est autorisée pour chacun des conjoints à hauteur des 40 premiers kilomètres.
-Raisons de santé
.Exemple : quand le salarié est obligé d'habiter près d'un centre spécialisé (enfant handicapé) ou près du domicile de ses parents malades.
-Ecarts de coût de logement.
-Scolarisation des enfants.
-Exercice de fonctions électives.

Voici une série de circonstances admises par l'administration ou les tribunaux.

• Exemples de motifs liés à l'emploi :
-difficulté à trouver un emploi à proximité du domicile : salarié licencié qui a trouvé un emploi dans une commune éloignée de son domicile, etc.
-précarité ou mobilité de l'emploi : difficultés économiques propres à l'employeur, manque de qualification du salarié, fonction de maître-auxiliaire, contrat de travail à durée déterminée, stage temporaire, etc.
-mutation géographique professionnelle, à la suite d'une promotion, du déménagement de l'entreprise ou de tout autre motif de déplacement professionnel indépendant de la volonté du salarié.

• Exemples de motifs familiaux ou sociaux :
-Certificats médicaux justifiant la nécessité de vivre dans un lieu éloigné de celui de son travail à cause de son propre état de santé, de celui de son conjoint ou de ses enfants, ou encore des parents ou beaux-parents.
-Problèmes de scolarisation des enfants : résidence à proximité d'un centre d'éducation spécialisé qui accueille un enfant handicapé.
-Ecarts de coût de logement : le contribuable peut prouver que le choix d'une résidence à proximité de son lieu de travail le contraindrait à des dépenses hors de proportion avec ses revenus.
-Exercice de fonctions électives au sein d'une collectivité locale.

A l'inverse, certains autres motifs ont été refusés par l'administration. Exemples : un fonctionnaire conserve une résidence très éloignée pendant plusieurs années parce qu'il est proche de l'âge de la retraite, un contribuable qui invoque un différentiel de loyers trop modeste eu égard à ses revenus, un propriétaire qui a reçu son logement en héritage ou qui occupe gratuitement une maison de famille, etc.

Quand les raisons invoquées sont rejetées par l'administration, on peut déduire tout de même les frais inhérents aux quarante premiers kilomètres.

Frais de formation et de recherche d'emploi

Peuvent être déduits les frais d'études ou de formation pour obtenir un diplôme ou une qualification améliorant la situation professionnelle.
.Exemples : frais d'inscription à un concours, frais d'impression et de diffusion d'une thèse de doctorat dans un cercle professionnel restreint, achat d'ouvrages ou de documentation professionnelle, etc.
.Bien que les frais d'études supérieures soient considérés comme des dépenses privées, les maîtres d'internat et les surveillants d'externat peuvent déduire à titre de frais réels les achats de livres, les droits d'inscription, les frais de trajet entre l'établissement d'enseignement et l'université, etc.
.De même, un étudiant travaillant pendant les vacances universitaires peut déduire une partie de ses frais d'études au prorata de la durée d'emploi (Conseil d'Etat, 11/7/1984). En revanche, les intérêts d'emprunt souscrit par un étudiant ne sont pas déductibles, ni les frais de séjour à l'étranger d'un professeur de langues.

Les dépenses engagées par un chômeur pour retrouver un emploi sont assimilées à des dépenses professionnelles.
.Exemples : frais de stage engagés par une mère de famille désireuse de retrouver un emploi, sommes payées à un centre de formation professionnelle, etc.

Dans tous les cas, le salarié doit pouvoir prouver le lien entre les formations en question et sa profession ou l'emploi recherché.

Les frais de locaux

La majorité des salariés ne supportent aucuns frais de locaux puisqu'ils ne travaillent pas chez eux. Mais certaines professions peuvent avoir à faire face à des dépenses de ce type, qui sont alors déductibles sous certaines conditions.
1. L'exercice de l'activité doit nécessiter l'utilisation d'un local spécifique. La possibilité de déduction est donc réservée aux activités qui, par nature, nécessitent l'utilisation d'un tel local : stockage d'échantillons par un VRP, travaux d'étude, de recherche (activités intellectuelles d'enseignement, de journalisme...), de gestion ou de création (bureautique à domicile...).
2. Le salarié ne doit pas disposer d'un bureau fourni par son employeur. La déduction ne bénéficie donc qu'aux salariés qui ne disposent pas : soit d'un local professionnel sur leur lieu de travail (enseignants ne pouvant utiliser que la salle commune des professeurs, etc.), soit d'un lieu de travail fixe dû à la pluralité des employeurs (VRP multicarte, etc.) ou à la précarité des fonctions (travailleurs intérimaires, etc.), soit d'un lieu de travail distinct de l'habitation principale (représentants salariés d'entreprises étrangères, ouvriers à domicile, enseignants de cours par correspondance, journalistes, etc.).

Calculée au prorata de la surface utilisée à titre professionnel, la quote-part des frais suivants est déductible : loyer (ou intérêts d'emprunt quand le local est acheté à crédit), frais d'entretien, de réparation et d'amélioration, dépenses d'agencement spécifique liées à l'exercice de la profession, charges de copropriété et charges « locatives » (chauffage, etc.), prime d'assurance, taxes locales.

Le contribuable propriétaire ne peut déduire ni un loyer fictif, ni un amortissement.

Frais de double résidence

Il s'agit des dépenses supplémentaires de logement, de nourriture ou de transport effectivement supportées par un salarié qui travaille et habite dans une commune différente de celle où réside sa famille.
.L'administration peut admettre des frais de repas le soir quand le contribuable prouve qu'il ne peut dîner dans son logement (chambre d'hôtel, etc.).
.Un contribuable contraint à cette double résidence de façon durable qui achète le logement concerné peut déduire les frais d'acquisition de ce logement (intérêt d'emprunt, etc.).

Ces frais sont déductibles si cette situation est imposée par les contraintes d'emploi du salarié ou de son conjoint et si les intéressés ont réellement cherché à éviter cette double résidence. Ces circonstances sont appréciées de façon assez stricte dans la mesure où les frais déductibles peuvent être importants.
.Exemples de situations refusées par les tribunaux : un salarié qui, suite à l'éloignement de sa résidence par rapport au lieu de son travail, fait de longs séjours à l'hôtel sans pouvoir prouver une quelconque crise du logement qui l'aurait empêché de déménager; un militaire qui engage des dépenses de logement dans la ville où il a été affecté ainsi que des frais de déplacement entre cette ville et le domicile familial dont il est propriétaire alors qu'il n'a pas cherché à rapprocher sa famille du lieu de son affectation; un contribuable qui réside du lundi au vendredi dans une ville éloignée de chez ses parents où il se déclare domicilié, etc.

Contrairement aux dépenses de trajet, les frais de double résidence liés aux quarante premiers kilomètres ne sont pas déductibles si les circonstances avancées par le contribuable ne sont pas admises par l'administration.

Les frais divers

Les frais de déménagement. Dans la même logique que pour les frais de trajet, un salarié obligé de déménager pour des raisons liées à sa profession peut déduire les dépenses engagées à titre de frais réels.
La déduction est admise même si la mutation intervient à la demande du contribuable dans une perspective d'amélioration de carrière ou de rémunération. En revanche, les dépenses personnelles de réaménagement du foyer ne sont pas admises en déduction.

Les frais de documentation (abonnement, etc.), les cotisations syndicales, les primes d'assurance de responsabilité civile professionnelle, les frais de justice liés à l'emploi (procès contre l'employeur, etc.), les dépenses de vêtements (et d'entretien) quand ils sont spécifiques à l'activité (blouses, etc.).

Les frais de procès engagés pour obtenir des dommages-intérêts de la part de l'employeur ne sont pas déductibles.

Les cotisations versées à un syndicat professionnel.

Les sommes versées à la suite d'un engagement de caution souscrit par le dirigeant salarié.

D'autres frais, plus spécifiques, peuvent être déduits en fonction de l'activité exercée.
.Exemple : un salarié chargé de relations publiques peut déduire les frais de prothèses dentaires non remboursés par la sécurité sociale, etc.

L'option pour les frais réels est intéressante, même sans conserver de justificatifs, au-delà d'une certaine distance entre le lieu de travail et le domicile et en deçà d'un certain niveau de rémunération. Les salariés ont intérêt à effectuer une simulation pour définir la meilleure solution.

Réalisé en collaboration avec des professionnels du droit et de la finance, sous la direction d'Eric Roig, diplômé d'HEC

Ce document intitulé « Salaires : les déductions pour frais professionnels » issu de Droit-Finances.net (droit-finances.commentcamarche.net) est soumis au droit d'auteur. Toute reproduction ou représentation totale ou partielle de ce site par quelque procédé que ce soit, sans autorisation expresse, est interdite.
 

• Contribuer à cet article
• Format imprimable