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Stage en entreprise : les droits du stagiaire

Mars 2015

La réforme du stage de 2014 a instauré de nouveaux droits pour les stagiaires : durée, gratification, convention ou attestation de stage... Le point sur la législation et la réglementation applicables au stage en entreprise.


Rémunération

Précision préalable : la somme versée au stagiaire n'a pas le caractère d'un salaire au sens du Code du travail. Elle n'est considérée que comme une gratification soumise à un régime juridique particulier (en matière d'imposition par exemple). La règle du salaire minimum (Smic) n'est donc pas applicable aux stagiaires. Juridiquement, ces derniers ne sont pas considérés comme des salariés, puisqu'ils ne signent pas un contrat de travail mais une convention de stage avec l'entreprise.

Au niveau des revenus, les stagiaires ne peuvent dès lors bénéficier que d'une gratification, dont le montant peut être librement négocié par l'entreprise et le stagiaire au moment de la signature de la convention de stage. La gratification peut donc avoir un montant supérieur au montant minimal imposé par la réglementation.

Les conseils d'Eric Roig, directeur-fondateur de droit-finances.net


Obligation

Les stagiaires dont la durée du stage est supérieure à deux mois doivent obligatoirement être rémunérés. Le montant de leur gratification doit être mentionnée dans la convention de stage.

La durée du stage s'apprécie compte tenu de la convention de stage et des éventuels avenants. La rémunération est due à compter du premier jour du premier mois de stage.

Lorsque le stage initial d'une durée inférieure à deux mois n'a pas prévu de rémunération, il faut faire un rattrapage des gratifications que le stagiaire aurait dû percevoir dès le 1er mois de stage dès lors que la durée du stage est par la suite portée à plus de deux mois.

Montant minimum

L'indemnité minimale fixe le montant horaire de la rémunération due au stagiaire à un pourcentage du plafond horaire de la sécurité sociale, à défaut de convention de branche ou accord professionnel étendu. Le montant minimal de rémunération des stagiaires est donc régulièrement augmenté du fait de son indexation sur le plafond SS.

La réglementation précise que « la gratification est due au stagiaire sans préjudice du remboursement des frais engagés pour effectuer le stage et des avantages offerts, le cas échéant, pour la restauration, l'hébergement et le transport ».

A défaut de convention de branche ou d'accord professionnel étendu, l'employeur doit verser une rémunération horaire minimale égale à un pourcentage du plafond horaire de la sécurité sociale pour les stages de plus de deux mois. Les participations patronales éventuellement liées aux avantages en nature et aux remboursements de frais professionnels accordés au stagiaire ne doivent pas être prises en compte dans l'appréciation de ce montant.

Suite à la réforme des stages, le montant de la gratification minimale a été augmenté. Pour connaitre le montant actuellement fixé par la réglementation, voir les règles applicables à une gratification de stage.

Durée

La durée du stage ne peut pas dépasser 6 mois par année d'enseignement. Pour évaluer cette durée, c'est le temps de présence effective du stagiaire qu'il faut prendre en compte. Chaque période au moins égale à 7h de présence, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à un jour et chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, est considérée comme équivalente à un mois.

Le montant de la gratification minimale versée au stagiaire dépend de son nombre d'heures de présence effective.

Convention de stage

Le stage doit donner lieu à l'établissement d'une convention de stage signée à la fois par le stagiaire, l'établissement d'enseignement, l'entreprise, le tuteur de stage et l'enseignant référent.

La convention doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. Elle doit notamment indiquer les compétences à acquérir ou à développer au cours du stage, les activités confiées au stagiaire, le montant de l'éventuelle gratification versée au stagiaire et les modalités de son versement, le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, la liste des avantages accordés à ce dernier (restauration, transport...) ou encore les conditions d'autorisation d'absence.

Pour un exemple, voici un modèle gratuit de convention de stage.

Attestation de stage

L'entreprise a l'obligation de remettre une attestation de stage. Celle-ci doit au minimum comporter la durée effective totale du stage ainsi que, le cas échéant, le montant de la gratification versée au stagiaire.

Congés et absences

Si le stage dure plus de deux mois, la possibilité de congés et d'autorisations d'absence doit être prévue dans la convention de stage. L'entreprise n'a pas l'obligation de rémunérer les jours de congés du stagiaire.

Le cas échéant, le stagiaire a les mêmes droits que les salariés en cas de grossesse, de paternité ou d'adoption. La durée du congé est la même que celle dont bénéficie tout salarié prenant un congé maternité, un congé paternité ou un congé d'adoption. Il en est de même des absences afin de suivre les examens médicaux obligatoires liés à la grossesse.

Maladie

Lorsque le stagiaire tombe malade, il n'a, en principe, pas à rattraper ses heures de présences en entreprise. Mais le montant de sa gratification pourra cependant être réduite proportionnellement à la durée de son absence.

Sécurité sociale

Pendant son stage, le stagiaire reste affilié au régime de sécurité sociale lié à son statut d'étudiant.

Mutuelle

Le stagiaire ne peut pas bénéficier du régime de prévoyance de l'entreprise, puisqu'il n'a pas conclu de contrat de travail.

Frais de trajet

L'entreprise n'a en principe aucune obligation de rembourser les frais de transport de ses stagiaires pour les trajets effectués entre leur domicile et les locaux de l'entreprise. Toutefois, en pratique, un grand nombre de conventions prévoient une prise en charge partielle de ces frais, et notamment des abonnements aux transports en commun.
Le montant du remboursement ne peut pas être déduit de la gratification minimale à laquelle le stagiaire a droit.

Depuis la réforme de 2014, le stagiaire a droit à la prise en charge partielle des frais de transport comme les autres salariés.

Frais de repas

Les règles applicables aux frais de repas sont les mêmes que celles applicables aux frais de trajet. Lorsque l'entreprise prend en charge une partie de ces frais, voici les quelques règles à connaitre.

Titres restaurant

La réforme de 2014 prévoit désormais que les stagiaires ont droit aux titres-restaurants au même titre que les autres salariés. Auparavant, l'attribution de titres restaurant n'était en principe admise que pour les salariés de l'entreprise (il était toutefois admis que des titres restaurant soient attribués à des stagiaires en l'absence de cantine d'entreprise).

Cantine de l'entreprise

La prise en charge des frais de cantine du stagiaire par l'entreprise pose la question des cotisations applicables à ce versement.
En effet, aux termes d'une circulaire ministérielle du 7 janvier 2003, la fourniture du repas à la cantine moyennant une participation des salariés constitue un avantage en nature. Or, cet avantage doit en principe être intégré dans l'assiette des cotisations pour un montant évalué à la différence entre le montant du forfait avantage en nature et le montant de la participation personnelle du salarié.

Toutefois, cette circulaire ministérielle prévoit une tolérance en permettant de négliger cet avantage en nature lorsque la participation du salarié est au moins égale à la moitié du forfait.
Cette tolérance ministérielle est applicable au cas des stagiaires.

Par conséquent, dans le cas où le montant de la gratification est au moins égal au montant de la franchise de cotisations, si la prise de repas à la cantine par le stagiaire respecte les limites fixées par la circulaire ministérielle, aucune cotisation ne sera due, l'avantage en nature étant dans ce cas négligé.

Exonération de charges

Aux termes de l'article 10 de la loi du 31 mars 2006, une fraction de la gratification versée au stagiaire n'est pas considérée comme une rémunération au sens de l'article L. 242-1 du code de la Sécurité sociale et bénéficie donc d'une franchise de cotisations.

La part de gratification bénéficiant d'une franchise de cotisations est fixée à 13,75 % du plafond horaire de la sécurité sociale multiplié par la durée de présence du stagiaire dans l'entreprise (article D. 242-2-1 du code de la sécurité sociale).
La circulaire ministérielle DSS/5B/2007/236 du 14 juin 2007 (II. A. 1.) diffusée par lettre circulaire Acoss n°2007-101 du 12 juillet 2007 précise que le seuil de la franchise « est apprécié au moment de la signature de la convention compte tenu de la gratification, des avantages en nature et en espèces ».

Les avantages en nature constituent un élément de rémunération soumis à cotisations dans des limites fixées par la réglementation pour chaque type d'avantage en nature.

Deux situations doivent être distinguées :
a) Les stages dont la gratification est inférieure à 13,75 % du plafond horaire de la sécurité sociale.

Les avantages en nature doivent être pris en compte dans l'appréciation du montant minimal de la gratification à verser aux stagiaires pour les stages dont la gratification est inférieure à 13,75 % du plafond horaire de la sécurité sociale.
Ainsi, lorsque le montant de la gratification éventuelle est inférieur au seuil de la franchise, les sommes normalement assujetties au titre des avantages en nature pourront être exonérées au titre de la franchise dans la limite du différentiel entre le montant de la gratification et le seuil de la franchise.
Exemple : gratification mensuelle versée est égale à 300 euros et avantage en nature évalué à 90 euros :
300 euros + 90 euros < seuil de la franchise = aucune cotisation n'est due.
Exemple : gratification mensuelle versée est égale à 300 euros et avantage en nature évalué à 150 euros 300 euros + 150 euros > seuil de la franchise. Les cotisations sont dues sur la différence entre 450 euros et la franchise, soit sur une assiette égale à 51,87 euros.

b) Les stages dont la gratification est supérieure ou égale à 13,75 % du plafond horaire de la sécurité sociale.

Le montant de la gratification est au moins égal au seuil de la franchise. En conséquence, les sommes correspondant aux avantages en nature accordés aux stagiaires, qui viendraient en complément du montant de la gratification, ne seront pas exonérées au titre de la franchise.

Toutefois, ces sommes pourront faire l'objet, le cas échéant, d'une exonération au titre de la réglementation relative aux avantages en nature et aux frais professionnels applicables aux salariés.

Exonération d'impôt

La gratification versée au stagiaire est exonérée d'impôt sur le revenu à hauteur d'un smic annuel par analogie avec l'exonération des salaires des apprentis.

Retraite

Les mois de stage peuvent être pris en compte dans le cadre du calcul de la retraite, mais seulement sous certaines conditions. Voir stage et calcul de la retraite.

Embauche

Lorsque l'entreprise décide d'embaucher un stagiaire dans les 3 mois qui suivent la fin de son stage, la durée du stage doit être déduite de la durée de la période d'essai. La durée du stage est en outre prise en compte dans le calcul des droits liés à l'ancienneté du salarié dans l'entreprise.

Harcèlement

A noter que, outre les règles spécifiques mentionnées précédemment, le stagiaire bénéficie de certaines règles protectrices prévues par le Code du travail, et notamment celles portant sur le harcèlement moral ou le harcèlement sexuel.

Voir aussi : nos conseils pour rédiger une lettre de motivation

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