Les congés payés

Juillet 2016

Comment calculer les congés payés en fonction de la législation très stricte, définie par le Code du travail. Tout ce que les salariés et les employeurs doivent savoir afin de respecter les droits et les obligations de chacun.


Les conseils de droit-finances.net, avec Me Michel Godest, avocat à Paris


Régime légal

Le régime légal correspond aux avantages minimaux accordés aux salariés, en l'absence d'accords collectifs ou de conventions collectives, généralement plus favorables à leur égard.

Le régime légal des congés payés est, comme son nom l'indique, celui qui est défini par le Code du travail. Mais dans de nombreuses entreprises, les salariés peuvent bénéficier de dispositions plus favorables, provenant de la convention collective, d'un accord collectif, ou bien des usages.
Rien n'empêche toutefois à un employeur d'accorder des avantages spécifiques à son personnel. Le régime légal correspond en réalité aux avantages minimaux accordés aux salariés d'une entreprise.

Les congés payés sont un droit pour le salarié, que celui-ci soit en CDI ou en CDD, à temps plein ou à temps partiel.

Durée

La durée du congé est fixée à 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectué au cours de la période de référence. Si l'on ne peut pas décompter le temps de travail en mois entier, on compte par période de 4 semaines ou de 24 jours.
M. Martin est embauché le 1er janvier. Il pourra prendre 12,5 jours ouvrables de congé, en fait 13 jours puisque la durée est arrondie à l'unité supérieure.

La prise de congés doit respecter certaines règles. Ainsi, pendant sa période de congé principal (généralement pendant les vacances d'été), le salarié ne peut pas prendre plus de 24 jours ouvrables d'affilée, soit 4 semaines de congés (sauf dérogations particulières justifiées par des contraintes géographiques). Si le congé est inférieur ou égal à 2 semaines (soit 12 jours ouvrables), il doit être pris de façon continue.

Jeunes travailleurs

Quelle que soit leur ancienneté, les jeunes salariés âgés de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente peuvent demander à bénéficier d'un congé annuel d'une durée de 30 jours ouvrables. Et cela, même s'ils n'ont pas travaillé pendant toute la période de référence en raison de leur arrivée tardive dans l'entreprise.

Toutefois, seuls sont rémunérés les jours de congés correspondant aux mois de travail effectif. (article L3164-9 du Code du travail). Exemple : un jeune de moins de 21 ans qui travaille dans l'entreprise depuis 4 mois n'aura droit qu'à 10 jours de congés rémunérés (4 X 2,5 jours), même s'il prend plus de jours de congés.

Période de référence

La période de référence pour le calcul des congés va du 1er juin précédent au 31 mai de l'année en cours. Toutefois, un accord de branche, un accord d'entreprise ou un accord d'établissement peut prévoir une période de référence différente. En outre, pour les entreprises qui doivent s'affilier à une caisse de congés payés (BTP par exemple), la période de référence va du 1er avril au 31 mars.

Obligation légale

L'employeur ne peut pas priver le salarié de congés payés. A contrario celui-ci est en principe obligé de les prendre sous peine de les perdre.
En revanche, la rémunération d'un travail chez un autre employeur pendant sa période de congés est strictement interdite : il constitue même un motif sérieux et réel de licenciement.

Prise des congés

Période

La période de prise des congés payés applicable dans l'entreprise est fixée par une convention collective ou un accord collectif ou, à défaut, par l'employeur. Ce dernier doit alors se référer aux usages et consulter préalablement les délégués du personnel et le comité d'entreprise. Cette période doit dans tous les cas inclure la période légale de prise de congés qui court du 1er mai au 31 octobre. L'employeur doit informer les salariés des dates applicables au moins 2 mois avant la date d'ouverture de la période de prise de congés.

Fixation

Les dates et l'ordre des départs en congés relèvent du choix de l'employeur. Ils sont communiqués à chaque salarié et font l'objet d'un affichage dans les locaux où travaillent les salariés au moins un mois à l'avance.

Au moment de fixer l'ordre des départs en congés, l'employeur peut tenir compte de divers critères de choix. Le Code du travail (article L. 3141-14) lui impose de tenir compte de la situation de famille des bénéficiaires, notamment des possibilités de congé, dans le secteur privé ou la fonction publique, du conjoint ou du partenaire lié par un Pacs, de la durée de leurs services chez l'employeur et, le cas échéant, de leur activité chez un ou plusieurs autres employeurs. Mais l'employeur peut aussi retenir d'autres facteurs tels que les dates choisies par le salariés l'année dernière ou les périodes de vacances scolaires.

Demande

Il appartient donc à l'employeur de fixer les dates de départ en congés de ses salariés. Mais le salarié peut préalablement lui proposer ses dates de vacances. L'employeur peut alors accepter ou refuser son souhait, en arbitrant notamment avec les demandes de dates émises par les autres salariés de l'entreprise. Pour connaitre les formalités et la procédure à suivre, voir comment poser ses congés payés.

Pour formaliser sa demande de congés, le salarié peut se servir de notre exemple gratuit de demande de congés payés.

Salaire

La rémunération du salarié doit être maintenue pendant sa période de congés payés. Il ne peut donc pas subir de retenue sur salaire en raison de son absence de l'entreprise.

Congés non pris

Aucune disposition légale n'empêche le salarié de continuer à travailler au sein de l'entreprise. Il percevra alors sa rémunération normale, sans indemnité supplémentaire en compensation.

En conséquence : les jours de congés non-pris avant le 31 mai ne peuvent être reportés sur l'année suivante et sont ainsi irrémédiablement perdus. Des exceptions existent toutefois : voir Congés payés non-pris : jours perdus ou reportés.

Congés anticipés

Un salarié peut parfois demander à son employeur de prendre des congés anticipés, c'est-à-dire des jours pris avant la période de prise de congés normalement applicable, qui débute le plus souvent le 1er juin. Exemple : lorsqu'un salarié recruté depuis 4 mois dans une entreprise demande à prendre des jours, il ne pourra prendre les 10 jours qu'il a acquis qu'à compter du 1er juin, sauf s'il prend ses jours de congés par anticipation. L'accord de l'employeur est dans ce cas obligatoire. L'entreprise n'a pas l'obligation d'accepter : il s'agit d'une simple faculté pour elle.

Congés imposés

Une entreprise peut imposer la prise de jours de congés à ses salariés, à condition de respecter les règles du Code du travail. Pour les connaitre, voir les conditions applicables aux congés payés imposés par l'employeur.

Droit à congé

A l'exception des jours fériés chômés, les périodes d'absence ne sont pas comptabilisées dans le temps de travail ouvrant droit aux congés payés, même s'il s'agit d'absences pour maladie, chômage partiel ou grève.

En revanche, sont comptabilisés : le temps de formation, tous les congés payés (y compris ceux pour événement familial), les absences pour maladie professionnelle ou accident du travail, les repos compensateurs, le congé-maternité ou le congé d'adoption, ainsi que les jours d'absence consécutifs à un accident de trajet domicile-lieu de travail (Cour de cassation, 3 juillet 2012).
Les congés maladie de courte durée (moins de quatre semaines) ne sont pas comptabilisés dans le temps de travail mais ne changent rien au résultat final puisqu'on décompte alors par période de 4 semaines. Exemple : un salarié absent 4 semaines a droit à 30 jours comme un salarié qui n'a jamais été malade. Au-delà d'un mois, les congés maladie impactent la durée des congés payés, mais de nombreuses conventions collectives prévoient des dispositions plus favorables.

Maladie pendant le congé

Si un salarié est malade pendant son congé, il n'a droit à aucun jour supplémentaire. La même règle est appliquée en cas de congé-maternité pendant cette période.

En revanche, les jours de maladie intervenant pendant les congés ne seront pas comptabilisés dans le temps de travail.
M. Martin bénéficie de 15 jours d'arrêt-maladie avant de reprendre son travail. Il « perdra » 15 jours de travail effectif pour le calcul de ses futurs congés.

Quand le salarié tombe malade avant son premier jour de congé, il aura droit aux jours de congé qu'il n'a pas pu prendre du fait de sa maladie s'il reprend son travail avant la fin légale de la période de congés payés, c'est-à-dire le 31 octobre, Et l'employeur peut même lui imposer de les prendre avant le 31 octobre.
Exemple : M. Martin tombe malade le vendredi 27 juin, avec un arrêt de travail de sept jours. Son congé de trois semaines débute le lundi 30 juin. A son retour, le lundi 21 juillet, il aura droit encore à sept jours de congé supplémentaire.
Si le salarié reprend le travail après le 31 octobre, la durée de maladie est « perdue » pour lui. Il n'aura droit à aucun jour supplémentaire.

Le salarié qui tombe malade avant le premier jour de ses congés payés a toutefois le droit, selon la Cour de justice européenne, de reporter la période de congés. Voir : Salarié malade et congés payés

Décompte

Le décompte des congés se calcule en « jours ouvrables » et inclut donc le samedi. Mais le premier jour de congé ne compte pas si le salarié ne travaille pas dans l'entreprise ce jour-là.
M. Martin part en congé le vendredi soir pour revenir le mercredi de la semaine suivante. Le premier samedi ne compte pas. Il prend donc deux jours officiels de congé pour quatre jours de repos. M. Dupont part le jeudi soir pour revenir le mardi de la semaine suivante. le premier samedi compte. Il prend donc trois jours officiels de congé pour quatre jours de repos.

Les jours fériés chômés ne comptent pas dans la durée des congés. Mais les journées de « ponts » sont comptabilisées, même si l'entreprise est fermée ces jours-là. Tout comme les jours fériés pendant lesquels l'établissement est ouvert.

Depuis 2014, les salariés ont la possibilité de transmettre leurs jours de congés payés à un autre salarié dont l'enfant est malade ou handicapé. Pour en savoir plus, voir comment donner ses jours de congés à un collègue.

Préavis

Un salarié peut-il prendre des congés payés pendant un préavis de licenciement ou de démission ? Deux situations doivent ici être distinguées.

Si le préavis commence alors que les dates de congés ont été préalablement fixées par l'employeur, le préavis est suspendu pendant cette période de congés. Exemple en cas de licenciement : lorsque la date des congés a été fixée avant sa notification au salarié (date de départ du délai de préavis), le préavis sera temporairement suspendu pendant son absence.
A l'inverse, si le préavis débute avant la fixation des dates de congés payés, la prise de congé ne peut être imposée ni par le salarié ni par l'employeur. Elle ne peut alors être fixée que d'un commun accord entre eux. Dans le même sens, le report du préavis du fait de l'éventuelle prise de congé ne peut être décidé que d'un commun accord.

CDD

Le salarié en CDD acquiert ses jours de congés payés dans les mêmes conditions qu'un salarié en CDI, soit 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur.
Si le salarié en CDD ne prend pas les jours de congés qu'il a acquis, il a droit à une indemnité de congés payés que l'employeur doit lui verser à la fin de son contrat de travail.

Démission ou licenciement

Un salarié qui n'a pas pris tous les jours de congés payés qu'il a acquis à la date de son départ de l'entreprise a droit à une indemnité versée par l'employeur. Voir ainsi comment calculer l'indemnité compensatrice de congés payés.

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