Frais réels et remboursement de frais

Septembre 2016

Le salarié peut percevoir des remboursements de frais de la part de son employeur. Comment les traiter fiscalement notamment dans le cadre de l'option pour les frais réels.


Dépenses privées

Certains de ces remboursements sont imposables, par exemple quand ils couvrent des dépenses d'ordre personnel et privé. Ils sont alors inclus dans le récapitulatif fiscal, figurant généralement sur la dernière fiche de paye, cumul à déclarer repris également dans la déclaration pré-remplie. Le salarié n'a donc rien à déduire ni à ajouter sur ce type de remboursement.

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Les conseils d'Eric Roig, directeur-fondateur de droit-finances.net


Charges d'exploitation

Il en est de même si le salarié a perçu des remboursements pour des frais incombant à l'entreprise. Dans ce cas, il a simplement financé par avance des charges d'exploitation et leur remboursement n'a aucune conséquence fiscale.

Frais professionnels

La situation est un peu moins simple au niveau des frais purement professionnels, liés à l'exercice de l'activité du salarié.

Les remboursements ou les prises en charge de frais couverts par la déduction forfaitaire de 10% sont imposables. Par exemple quand l'employeur rembourse des trajets domicile-travail, des frais de repas, etc.

La partie imposable de ces remboursements de frais figure dans le récapitulatif fiscal de fin d'année et donc dans la somme inscrite sur la déclaration pré-remplie.

Déduction forfaitaire

En l'absence d'option pour les frais réels, le salarié n'a donc rien à ajouter ni à déduire. D'un côté, il va payer l'impôt sur ces remboursements, mais de l'autre, il va bénéficier de la déduction de 10%.

Option pour les frais réels

Le salarié déduit l'ensemble des frais liés à l'exercice de ses fonctions, y compris ceux qui ont été éventuellement remboursés ou pris en charge par l'employeur, et donc inclus dans le récapitulatif fiscal de fin d'année.

Exemple chiffré

Soit M. Martin dont le salaire annuel net est de 20 000 €. Les frais liés à l'exercice de ses fonctions représentent au total 2 500 €. Une partie de ces frais, soit 500 €, a été remboursée par son employeur. Une autre partie, soit 750 €, a été directement prise en charge. M. Martin a donc dépensé lui-même directement 2 500 moins 750 = 1 750 de frais, moins le remboursement de 500, soit une dépense réelle finale de 1 250 €.

En principe, le revenu annuel net imposable figurant sur la déclaration pré-remplie doit être de 20 000 + 500 + 750, soit 21 250 €.

M. Martin a le choix...

  • En l'absence d'option, M. Martin sera imposé sur 90% de 21 250, soit 19 125 €. S'il est célibataire sans enfant, il paiera 1 338 € d'impôt. Au final, il aura donc gagné 20 000, payé 1 250 de frais et 1 338 d'impôt. Solde net : 17 412 €.
  • Avec option pour les frais réels, il déduira les dépenses professionnelles qu'il a effectivement payées, soit 1 750 € (cf. plus haut), en produisant les justificatifs + les dépenses prises en charge par l'employeur (750) avec des justificatifs transmis par ce dernier. M. Martin sera donc imposé sur 21 250 moins 1 750 moins 750 = 18 750 €. S'il est célibataire sans enfant, il paiera 1 286 € d'impôt. Au final, il aura donc gagné 20 000, payé 1 250 de frais et 1 286 d'impôt. Solde net : 17 464 €. L'option est donc légèrement avantageuse.

Voir Déduction forfaitaire et frais réels


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