Entretien préalable au licenciement : les erreurs à éviter

Mai 2017

L'entretien préalable de licenciement est une étape de la procédure de licenciement que l'employeur ne doit surtout pas négliger. Le point sur les règles applicables.


Obligations

L'employeur a l'obligation de suivre les règles prévues par le Code du travail en cas de licenciement d'un salarié.

La loi lui impose de convoquer le salarié à un entretien préalable lorsqu'il envisage de le licencier pour motif personnel. Ces règles doivent être suivies aussi bien dans les grandes entreprises que dans les TPE, aucune condition liée aux effectifs ou au chiffre d'affaires n'étant applicable.

Cette obligation d'entretien préalable s'impose même en cas de suspension du contrat de travail (pour cause de maladie par exemple). A noter également qu'une procédure de mise à pied conservatoire ne peut pas se substituer à l'entretien préalable.

La convocation à l'entretien préalable est la toute première étape à respecter par l'employeur qui envisage de se séparer d'un salarié. Tout licenciement verbal avant l'envoi de cette convocation est proscrit puisqu'il rendrait la procédure irrégulière, y compris lorsque l'employeur tenterait ensuite de réparer son erreur en envoyant une convocation à l'entretien (Cour de Cassation, arrêt n°15-13007 du 10 janvier 2017).

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Les conseils d'Eric Roig, directeur-fondateur de droit-finances.net


Convocation à l'entretien préalable

L'employeur doit respecter certaines règles de forme lorsqu'il convoque son salarié pour l'entretien.

Formalités

La convocation à l'entretien doit être adressée soit par lettre recommandée, soit par lettre remise en main propre contre décharge. Dans ce second cas, le salarié doit dater et signer un double ou un récépissé.

Si vous êtes employeur, vous pouvez utiliser notre modèle de convocation à l'entretien préalable de licenciement pour vous aider à rédiger votre courrier.

Délai d'envoi

Lorsque l'employeur envisage un licenciement pour motif disciplinaire, il doit lui adresser le courrier dans un délai maximal de 2 mois courant à partir de la date où l'employeur a pris connaissance des faits reprochés. Lorsque le licenciement est envisagé pour un motif non-disciplinaire, le droit du travail n'impose pas de délai particulier.

Mentions obligatoires

Le Code du travail (art. R1232-1) prévoit certaines mentions obligatoires dans la lettre de convocation à l'entretien préalable de licenciement. La réglementation impose ainsi la mention de :

  • l'objet de l'entretien (en mentionnant expressément qu'une mesure de licenciement est envisagée) ;
  • sa date ;
  • son heure ;
  • son lieu ;
  • la possibilité pour le salarié de se faire assister pendant l'entretien.

Si l'un de ces éléments ne figure pas dans la convocation, les tribunaux considèrent que la procédure doit être considérée comme irrégulière. L'employeur comme le salarié doivent donc veiller à ce que chacune de ces mentions figure dans la convocation.

En revanche, l'employeur n'a pas à mentionner précisément les griefs reprochés au salarié dans sa lettre de convocation à l'entretien préalable (pour un exemple, voir l'arrêt n° 14-23198 rendu par la chambre sociale de la Cour de Cassation le 6 avril 2016). Ces motifs ne seront évoqués qu'au cours de l'entretien (voir plus bas).

Assistance du salarié

La lettre doit indiquer la possibilité pour le salarié de faire appel à un représentant d'institutions représentatives du personnel dans l'entreprise (un délégué du personnel par exemple), ou, à défaut, à un membre du personnel de son choix ou à un conseiller du salarié. Le courrier de convocation doit indiquer l'adresse des services dans lesquels la liste de ces conseillers peut être consultée (article L. 1232-4 du Code du travail).

La jurisprudence (arrêt n° 15-12522 rendu par la chambre sociale de la Cour de Cassation le 14 juin 2016) considère toutefois que la lettre de convocation n'a pas à préciser l'identité des délégués du personnel présents dans l'entreprise et pouvant assister le salarié pour être valable.

Lieu

En principe, le lieu doit être celui de l'exécution du contrat de travail ou le siège social de l'entreprise, l'employeur étant libre de choisir l'un ou l'autre de ces lieux. Toutefois, l'employeur peut toujours choisir un autre lieu mais à condition d'avoir un motif légitime pour le faire.

Date

Le délai minimal entre la convocation et l'entretien est de 5 jours ouvrables. Ce délai minimum court à compter du lendemain de la première présentation de la lettre ou de sa remise en main propre. Si ce délai prend fin un samedi, un dimanche ou un jour férié, l'entretien doit avoir lieu au plus tôt le lundi qui suit.

Lorsqu'il est convoqué, le salarié peut toujours demander à décaler la date de l'entretien. Pour ce faire, il doit adresser une lettre de demande de report d'entretien préalable au licenciement. L'employeur n'est néanmoins pas tenu d'accepter cette demande dès lors qu'il a accompli la procédure dans le respect des règles et des délais prévus par la loi.

Déroulement de l'entretien

Si le salarié choisit de se présenter à l'entretien (ce n'est pas une obligation, voir plus bas), l'employeur (ou son représentant) doit tout d'abord indiquer les motifs pour lesquels un licenciement est envisagé. Il doit alors recueillir les explications du salarié.

Si le salarié ne parle pas français, l'entretien doit être réalisé dans une langue parlée couramment par les deux parties. A défaut, celles-ci doivent faire appel à un traducteur.

Afin de prévenir tout litige, l'employeur peut faire rédiger un compte-rendu d'entretien que le salarié est libre de signer ou non.

Accompagnement de l'employeur

L'employeur (ou son représentant) peut lui aussi se faire accompagner pendant l'entretien préalable de licenciement. Mais la personne qui l'accompagne doit appartenir au personnel de l'entreprise. Le fait d'être accompagné par une personne extérieure (un avocat, un huissier, un expert-comptable...) rend la procédure irrégulière, y compris lorsque cet accompagnateur est le fils du dirigeant, actionnaire et ancien salarié de la société (arrêt de la chambre sociale de la Cour de Cassation n° 08-44241 rendu le 28 octobre 2009).

Pour en savoir plus voir les règles d'accompagnement de l'employeur lors de l'entretien préalable de licenciement.

Absence du salarié

Le salarié n'a aucune obligation de se rendre à l'entretien. En cas d'absence, l'employeur doit simplement continuer la procédure applicable. Cependant, en cas de licenciement pour motif disciplinaire, les tribunaux considèrent que l'absence du salarié ne dispense pas l'employeur de vérifier la réalité des faits reprochés.

Un salarié en arrêt maladie peut également être convoqué à un entretien préalable de licenciement. L'employeur doit néanmoins respecter certaines conditions. Pour les connaitre, voir les règles applicables au licenciement pendant un arrêt maladie.

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Publié par ericRg.
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