Lettre recommandée électronique : les règles de procédure

Décembre 2016

Pour être juridiquement valables, les recommandés par courrier électronique adressés dans le cadre de la conclusion ou de l'exécution d'un contrat doivent respecter certaines règles garantissant l'authenticité et la validité du procédé utilisé. Un décret du 2 février 2011 a défini les conditions à respecter pour s'assurer de la fiabilité de la procédure.

L'expédition

L'expéditeur fait intervenir un tiers, « l'opérateur », à qui il incombe d'acheminer la lettre jusqu'au destinataire.

La demande de l'expéditeur

L'expéditeur doit indiquer dans sa demande :
  • son nom, son prénom (ou raison sociale), son adresse mail et son adresse postale ;
  • le nom, le prénom (ou la raison sociale), l'adresse mail et l'adresse postale du destinataire ;
  • le statut professionnel ou non du destinataire et, si le destinataire n'est pas un professionnel, son accord préalable à recevoir une lettre recommandée électronique.

L'expéditeur doit en outre indiquer son choix :
  • de recevoir ou non un avis de réception ;
  • d'une distribution soit par courrier électronique, soit par l'envoi d'un courrier sur support papier ;
  • du niveau de garantie souhaité contre les risques de perte, vol ou détérioration.

Le contact avec l'opérateur

L'expéditeur doit connaître l'identité du tiers chargé de l'acheminement du courrier au destinataire. Il doit notamment pouvoir obtenir les coordonnées permettant d'entrer en contact rapidement et de communiquer directement avec lui. Le tiers doit également mettre à la disposition de l'utilisateur une adresse électronique et un dispositif lui permettant de déposer une réclamation.

L'acheminement

L'envoi du courrier est précédé par l'information préalable du destinataire.

L'avertissement du destinataire

Après l'envoi de la demande initiale, l'opérateur adresse à l'expéditeur une preuve de son dépôt par e-mail. Lorsque l'expéditeur a demandé une distribution par courrier électronique (et non sur papier comme il en a la possibilité), le tiers chargé de l'acheminement du courrier informe le destinataire, par courrier électronique :

  • qu'une lettre recommandée électronique va lui être envoyée ;
  • qu'il a la possibilité, pendant un délai de 15 jours à compter du lendemain de l'envoi de cette information, de l'accepter ou de la refuser.

Au cours de cette étape de la procédure, le destinataire n'est pas informé de l'identité de l'expéditeur.
Lorsque l'expéditeur a demandé un avis de réception, l'opérateur lui adresse, au plus tard le lendemain de l'expiration du délai de 15 jours, un courrier électronique mentionnant notamment soit la date et l'heure à laquelle le destinataire a accepté ou refusé de recevoir la lettre recommandée électronique, soit l'absence de prise de connaissance de celle-ci.

Envoi et réception

Lorsque le destinataire accepte de recevoir la lettre recommandée électronique, l'opérateur transmet son contenu à l'adresse électronique indiquée par l'expéditeur. Si l'expéditeur ou le destinataire a demandé une distribution sous forme de papier, le tiers chargé de l'acheminement doit procéder à l'impression de la lettre recommandée électronique et à sa mise sous enveloppe.
Pendant un an, le tiers conserve une preuve de l'envoi. Celle-ci doit comporter un numéro d'identification correspondant à l'envoi, le nom et le prénom ou la raison sociale du destinataire, son adresse de courrier électronique, et la date et l'heure d'envoi de la lettre recommandée électronique. Ces informations sont accessibles par l'expéditeur sur demande faite auprès de l'opérateur.


A voir également :

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