L’association et son fonctionnement

- > Quels sont les rôles au sein du bureau ?

On appelle bureau l’ensemble des membres du conseil d’administration qui ont une fonction particulière : président(e), secrétaire et adjoint(e)(s), trésorier(e) et adjoint(e)(s). Il ne s’agit pas d’une instance de décision supplémentaire ou ayant une autorité supérieure au conseil d’administration. C’est une émanation du conseil d’administration qui prépare les travaux du conseil d’administration. Dans les petites associations, le bureau se confond avec le conseil d’administration.

Le rôle du président ou de la présidente

il (elle) est le (la) représentant(e) légal(e) de l’association, sauf si les statuts le prévoit autrement (cf. page 153) c’est-à-dire qu’il (elle) représente l’association à l’égard des tiers, devant la justice ;
il (elle) anime l’association, coordonne les activités ;
il (elle) assure les relations publiques, internes et externes ;
il (elle) dirige l’administration de l’association : signature des contrats, embauche du personnel ;
il (elle) fait le rapport moral annuel à l’assemblée générale.

Le rôle du vice-président ou de la vice-présidente
Il ou elle supplée au président ou à la présidente en cas d’absence de celui-ci ou de celle-ci.

Le rôle du trésorier ou de la trésorière
Le (la) trésorier(e) a la responsabilité de gérer le patrimoine financier de l’association. Il (elle) effectue les paiements, perçoit les sommes dues à l’association, encaisse les cotisations, prépare le compte de résultat et le bilan présentés à l’assemblée générale annuelle où il (elle) rend compte de sa mission au conseil d’administaration. Dans un souci de transparence, il (elle) doit rendre compte régulièrement de sa gestion.

Le rôle du secrétaire ou de la secrétaire
Le (la) secrétaire tient la correspondance de l’association. Il (elle) est responsable des archives, établit les procès-verbaux des réunions, tient le registre réglementaire pour modifications des statuts et changements de composition du conseil d’administration. Il (elle) peut jouer un rôle clé dans la communication interne et externe de l’association, par exemple en tenant à jour les fichiers des adhérents, des partenaires, des médias, des fournisseurs...