Bonjour,

Il n'y a absolument aucune démarche à faire ou que ce soit ( ne pas confondre Syndic, association, ou les différentes version d'ASL ).
Il est vivement conseillé d'ouvrir un compte bancaire séparé.

Président du conseil syndical n'est pas Syndic bénévole c'est même incompatible

il faut vous faire élire "Syndic bénévole", faire un contrat morale qui dit ce que vous faites "La compta..."
et ce que vous ne faites pas.
Prévoyez de vous faire payer 25% de ce que prenais l'ancien syndic, ça vous évitera d'être considéré comme "l'abrutis de service" ou comme une sorte de serpillère...

Comme Syndic vous devez lire trois fois le règlement de copro pour bien comprendre sur quel tantièmes vont les factures. Convoquer les AG et faire valider votre Bilan et votre budget.


ci dessous un Model d'AG, certaine clause exotiques sont issus d'années d'expérience ;-)


1.Nomination du président ( art 24 ) L’assemblée générale est invitée à se prononcer sur la désignation du président de séance.

2.Nomination du secrétaire de séance ( art. 24 ) L’assemblée générale est invitée à se prononcer sur la désignation du secrétaire de séance.

3.Nomination des scrutateurs ( art. 24 ) L’assemblée générale est invitée à se prononcer sur la désignation des scrutateurs.

4.Examen et approbation des comptes
Exercice du 01/01/2008 au 31/12/2008.
les comptes ont été vérifies le 15/1/09 avec ....

5.Désignation pour 1 an aux fonctions de syndic Bénévole
Les factures, relevés de banques, versements sont publiés sur Internet
http://....... En plus de la consultation possible des comptes bancaires pour tous ceux qui en font la demande. Les extraits de comptabilité ( Relevé des dépenses, et Grand livres ) sont publiés au moins un fois par trimestre. Avant la réparation de fin d'année autour du 20 décembre les éléments comptables sont à titre d'information, non approuvé toute « Anomalie éventuelle » devra être signalée au syndic au plus tôt, pour réduire la charge de travail en fin d'année.
Les notes de frais ne sont autorisées qu’à concurrences des charges à payer et après accord du syndic ou de deux membres du conseil syndical. Tous copropriétaires peut dans les conditions ci-dessus acheter des fournitures ( comme une Ampoule, un interrupteur… changer et se faire rembourser par un crédit sur ses charges ). Pour les articles de grandes surfaces il n’est pas utile de faire des devis. Les interventions faites, ou à faire doivent être consignées par Email.


6.Examen et approbation du budget période du 01/01/2009 au 31/12/2009 . (art. 25)
L’assemblée générale approuve le budget prévisionnel pour la période du 01/01/2009 au 31/12/2009 pour un montant de X,euros TTC ci joint.
La Budget 2009 servira de Base au Budget 2010 en attente de l'AG2010.

7.Décision de maintenir la gestion d’un compte séparé pour la résidence. (art . 25)

8.Décision concernant les Intérêts du Livret A.
Les intérêts du livret A (12€68 par Lot en 2008 ) ne sont pas inscrits en compta.
ils servent à payer les frais « hors budgets », l'annuel « repas de cohésion » du Syndic et des actifs.


9.Fonction & Rémunération du syndic bénévole.

Le Syndic assure la gestion financière et la comptabilité, le suivi des travaux prévus aux budget, recouvrement des charges, tenues des archives dématérialisé de la copropriété. Convocation de l'assemblée générale, suivis des décisions. Il représente le syndicat pour les actes civils et en justice.

Le syndic n'est pas un gardien, une femme de ménage, un vigil, un électricien, ni un maçon...
Le syndic n'a pas à répondre aux questions, somations, interpellations et divers calomnies
de copropriétaire isolé qui ne serait pas passé avant par un membre du CS.
Le syndic ne peut pas savoir ce qui ne lui a pas été signalé !,
Le syndic ne peut pas faire ou faire exécuter de travaux qui n'ont pas été demandés spécifiquement ou qui ne sont pas prévus au budget.
Le syndic ne peut pas traiter par anticipation des événements exceptionnelles ni les cas de force majeure....
Hors mutation la mise a jour des étiquettes sur l'interphone des locataires est à la charge des propriétaires.
Sauf volontaires les travaux d'entretien seront faits par une société extérieure suivant les règles des articles 12) et 13)
La répartition des charges 'récupérable ou non' sur les locataires est de la responsabilité des propriétaires et pas du syndic.

En complément des droits de mutations cf Article 15.
La charge de travail administrative est d'au moins une demie journée par semaine, effectué le samedi matin.
L'AG définie le montant de la rémunération du syndic bénévole à ... € par mois. 


10.Nomination ou renouvellement des membres du conseil syndical. (art . 25)
Le mandats des membres expirant à l’issu de la séance conforment à l’article 15 de l’AG2008 les personnes dont les noms suivent se portent candidates. Les fonctions expireront lors de l’assemblée statuant sur les Comptes 2010.

11.Fixation du montant des marchés, commandes ou contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est obligatoire. (art. 25) Le président met aux voix la résolution suivante : L’assemblée générale décide que le syndic devra obligatoirement consulter le conseil syndical avant de conclure des marchés, commandes ou contrats excédant un montant de 1 Euros TTC.

12.Fixation du montant des marchés, commandes ou contrats à partir duquel la mise en concurrence est obligatoire. (art. 25) Le président met aux voix la résolution suivante : L’assemblée générale décide de fixer à 500 Euros TTC le montant des marchés, commandes ou contrats à partir duquel une mise en concurrence est obligatoire.

13.Autorisation permanente accordée à la police nationale et gendarmerie de pénétrer dans les parties communes de l’immeuble. (art. 25) Le président met aux voix la résolution suivante :


14.Autorisation permanente accordée à la police municipale de le ville d’ERAGNY SUR OISE de pénétrer dans les parties communes de l’immeuble, notamment pour verbaliser ou enlever les véhicules stationnés hors des emplacement prévus à cet effet. (art. 25)
Le président met aux voix la résolution suivante :


15.Mutation
Les droits de mutations sont fixés de façon forfaitaires à 200€.
Cette somme comprends un DVD avec l’ensemble des archives, règlements…, la mise à jour des clefs, le changement des noms sur les interphones et sur les boîtes aux lettres ainsi que la pile des formalités à remplir.

16.Pénalité pour non respect d’une des clauses du règlement de copropriété « hors impayés »
Le président met aux voix la résolution suivante : Après signalement resté sans effet, le syndic devra imposé une pénalité forfaitaires de 50€ au propriétaire du lot concerné et identifié. S’ il s’agit d’un locataire la pénalité sera faite au propriétaire avec la mention charge récupérable.

17.Rapport morale du syndic

18.Rapport morale du Conseil syndical

19.Provision travaux
Les provisions travaux sont inscrites au budget travaux simples et pas en provision gros travaux
Cela permet de repartir les fonds de façon transparente en évitant le risque d'évaporation sur un compte hors répartition de classe 7 « orphelin ». Ce n'est pas parce qu'on PEUT faire autrement, qu'on DOIT faire autrement.

20.Clefs de parking et de résidence
le système de clefs installé en 2000 n'est plus maintenu, les nouvelles clefs sont à la même norme que la résidence VIGIK ce qui est plus simple. Avant le stock de clefs était géré par le fournisseur par petit lot, suite à une rupture de stock de quelques jours...
La copropriété a provisionné un stock de 100 clefs, Ainsi lorsqu'un copropriétaire demande une clef le prix de la clef ( 30€ ) le prix de stocks est réduit de 30€ et donc 30€ passe en créance sur le compte du lot. les clefs sont nominatives avec une programmation individuelle, la programmation ne se fait que le samedi matin lors de la « permanence du syndic ».
En cas de perte de clef de résidence (comme de vos clefs personnelles) ,si vous n'avez anticipé en faisant pas un double, il faudra attendre le samedi suivant !




21.Procédure de recouvrement en cas de retard de règlement des charges, l’objet étant d’éviter les relances abusives et les procédures ressentit comme étant « à la tête du client ».

Il est rappelé que les charges sont payables d’avance,
Ce qui signifie qu’après le dernier jour de mois de l’appel vous êtes hors délai.

les charges sont réputées réglées :

Par un Virement bancaire de l’intégralité des sommes avec le N° du lot sur le comptes à la date prévue, un virement peut être fait depuis l’étranger, le propriétaire pensera à intégrer les frais bancaires ou de change, il est possible de prévoir la date et le montant à l’avance… L’excuse des vacances n’est pas recevable.
Par la fourniture d’un ou plusieurs chèques fractionnés de sorte qu’aucun chèques fractionné ne soit de moins de 150€ et qu’aucune des dates recommandées soient postérieures au dernier jour du dernier mois du trimestre. ( le cachet de la poste faisant foi )
Par un chèque unique du montant indiqué.

A défaut de règlement dans le délai, une 1ere relance amiable est déposée dans la boite aux lettres du lot concerné ou en discussion de palier.

Sans remise des chèques dans les 48H :
- une pénalité forfaitaire de 25€ sera appliquée automatiquement pour les frais d’A/R de la 2nd relance,

Après la 2nd relance par A/R restée sans effet dans les 7 jours une seconde pénalité forfaitaire de 10% sera appliquée sur le trimestre concerné.

Si d’aventure le trimestre précédant n’était ni réglé, ni contesté lors de l’impression des nouveaux appels :
-une déclaration au greffe sera transmise directement au Tribunal d'instance de Pontoise sur le formulaire standard, sans préjudice d'autres actions

Avant contestation des répartitions ou des provisions, il est conseillé de contacter votre représentant du conseil pour obtenir une explication,

Si l’explication ne vous convient pas, votre cas sera proposé aux votes lors de la prochaine AG.

Deux cas possibles
l’AG vous donne raison et les pénalités seront levées et supprimées de votre compte
L'AG ne vous donne pas raison

le « Référé de copro » sera transmis directement au Tribunal d'instance de Pontoise sur le formulaire standard avec en sus demande de provision sur l’ensemble de l’année en cours en plus des reliquats.

22.Impayés.


23.L’assemblée générale autorise le Syndic à se faire assister d’expert, et à agir en justice dans le bien de la copropriété
président met aux voix la résolution suivante :